5S标准化管理是企业规范化管理方法之一，起源于日本，取5个日文词首字母为名，分别为整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SEIKETSU）、素养（SHITSUKE）。“整理”指区分并保留必需物品，“整顿”指必需品依规定位、明确标识，“清扫”指清除区域内脏污与垃圾，“清洁”指将整理、整顿、清扫的做法制度化、标准化，“素养”指员工人人依规行事，养成良好习惯。

作为精益化管理的重要实践抓手，5S标准化管理能让生产要素处于受控状态，提高生产现场的管理水平。同样，对于非生产制造型企业，则可应用于办公区管理，提高工作效率，提升员工素养，改善企业形象。办公区5S标准化管理推行过程，可总结为“四阶九步”法。

阶段一：准备阶段

01、建立推行组织

企业根据自身管理实际情况成立5S标准化推行领导组织，如以工作组形式，工作组可由公司综合办公室等管理部门牵头，各职能部门或分支机构派出代表组成，明确组织职责，成员工作分工，协商共议制定5S标准化管理推进及培训方案，明确考核评价标准和监督管理机制，开展办公区现场评价管理工作。

02、制定实施方案

实施方案是5S标准化管理推行的纲领文件，事关推行工作的权威性、可操作性和实效性，企业需紧密结合本公司发展现状和战略目标，在准确识别公司管理问题的基础上，细化目标，层层分解，责任到人，实施方案内容应包括相关部门的管理职责、5S标准化管理推行步骤、评价标准、评价流程及奖惩机制等。

03、集中培训动员

建立推行组织，制定实施方案后，尽快召开公司5S标准化管理推行动员培训大会，培训动员形式不限，可采取外部专家讲座、标杆企业经验分享或现场参观、集中学习操作手册等方式，让员工学习并了解5S标准化管理的概念、意义，掌握基本方法。提高广大员工参与5S管理的积极性、主动性和创造性。

04、系统宣传引导

5S标准化管理强依赖于公司上上下下全体员工的配合，宣传引导全员参与应贯穿于推行工作的全过程。推行初期可发放图文并茂的操作指导手册，带领员工现场学习标杆单位的先进管理经验，中后期可将公司内部标杆单位的成果、优秀做法及时通过微信公众号、视频号等媒介宣传，对考评先进单位进行表彰，记录展示考评过程，全方位展示5S标准化管理工作开展取得的成效。

阶段二：实施阶段

05、标杆经验分享

标杆先行，以点带面。外部标杆企业的做法仅供参考，直接复制性较差，而在推行初期选择企业个别部门打造示范点可以起到很好的同类激励作用，在定期组织的专题会上可由标杆单位进行分享展示，增强其工作荣誉感。同时，在企业内部打造办公区标准间有利于及时发现操作层面的问题并在小范围内改善，有助于其他办公室理解并切实感受到5S标准化管理的重要意义并进行复制推广。

06、比学赶超推进

在理论结合实践，系统了解5S标准化管理推行的意义及做法后，由推行领导组织负责所需物料的集中采购和分发，制定并打印统一的管理表单和标准，全面扫清思想和执行层面的障碍，并再次强调考评标准、考评频次和考评奖惩机制，逐渐形成比、学、赶、超的积极改善氛围。

阶段三：总结提高阶段

07、定期考评奖惩

由5S标准化管理推进组织选派人员组成考评小组，结合办公区管理考评表标准，从整理、整顿、清扫、清洁、素养五个维度打分，并拍照记录存在问题，作为后续改善的参照依据。将考评结果与个人或部门绩效挂钩，如可采用百分制进行结果评定，90分（含）以上评为3星办公区，80分（含）-90分评为2星办公室，70分（含）- 80分评为1星办公室，星级办公区进行表彰公示并在绩效考核、评优时充分体现。

08、问题总结整改

各办公区应制定下阶段的改善提高计划，考评结果优秀的办公区将创新做法、管理经验固化形成标准，考评结果较差的办公区在考评结束后认真总结分析问题，与考评小组达成意见一致，在规定的时间内完成整改提升。考评小组、办公区负责人共同协作，达到“边考评、边指导、边整改、边提升”的工作闭环，经多轮反复后，确保所有办公区实现5S标准化管理提升目标。

阶段四：自主管理阶段

09、表单管理 持续改善

将5S标准化管理实施和考评相关表单内容和形式固化，逐步形成良性循环的长效机制。在公司半年会、年度总结大会上将5S标准化管理作为重要专题，对先进单位进行公开表彰，并对下一阶段工作进行部署，不断提高员工在意识层面的重视度，达到全员自主管理，现场持续改善，全面优化提升的“素养”高度。

企业在办公区推行5S常态化管理并非易事，不仅需要公司领导的高度重视，更需要全体员工的积极配合。随着企业市场化竞争不断加剧，5S标准化管理对于提升工作效率、提高员工个人素养、增强企业竞争力具有重要意义。明确规范的推行步骤和方法，建立强有力的推进领导组织，严格落实考评奖惩机制、辅以多形式的宣传引导等是5S标准化管理工作落实的重要保证。